Você provavelmente já conhece ou ouviu falar sobre metodologias ágeis, mas afinal, como essas metodologias podem ajudar as secretárias?
Em resumo, as Metodologias Ágeis são uma forma de acelerar as entregas de projetos, consistindo na divisão das entregas para o cliente final em ciclos menores.
Dessa forma, possíveis problemas podem ser corrigidos rapidamente e os planejamentos revisados com os métodos ágeis.
Com o intuito de facilitar os processos, as metodologias ágeis foram criadas, e neste artigo você vai aprender como metodologias ágeis podem ajudar as secretárias.
Índice Geral Para Você:
- O Que São Metodologias Ágeis?
- As Principais Metodologias Ágeis que podem ajudar as Secretárias
- Scrum, metodologia ágil que pode ajudar as secretárias na comunicação
- Lean, uma metodologia ágil que pode ajudar as secretárias
- Kanban, uma simples metodologia ágil que pode ajudar as secretárias
- DSDM
- FDD
- Smart
- Como as Secretárias Podem Utilizar Metodologias Ágeis?
- Como metodologias ágeis podem ajudar as Secretárias e suas vantagens
O que São Metodologias Ágeis?
Estamos vivendo a era da revolução tecnológica, onde tempo é dinheiro e ter uma gestão ágil é essencial. Assim sendo, as empresas e também as pessoas estão buscando processos mais eficientes e nesse sentido metodologias ágeis podem ajudar as Secretárias.
Assim, as metodologias ágeis surgiram com o intuito de resolver e otimizar os processos. Ter uma gestão ágil é simplificar a maneira pela qual os projetos são realizados, impactando positivamente no resultado.
Além disso, as metodologias ágeis podem ser utilizadas em qualquer segmento e por qualquer profissional. O profissional de Secretariado pode e deve aplicar essas metodologias em seu dia a dia.
As Principais Metodologias Ágeis que podem ajudar as Secretárias
Agora que você já aprendeu e entendeu o conceito das metodologias ágeis, é importante conhecer os principais tipos de metodologias e avaliar qual é o melhor para cada função em seu cotidiano como profissional de Secretariado.
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Scrum, metodologia ágil que pode ajudar as secretárias na comunicação
O Scrum é uma das mais conhecidas; é um dos métodos mais populares e utilizados e surgiu devido à necessidade de oferecer agilidade em projetos de alta complexidade e urgência de entrega.
Posto que, o Scrum tem como principal objetivo auxiliar na gestão e no desenvolvimento de projetos que tenham um prazo reduzido de entrega, esta metodologia ágil pode auxiliar as Secretárias.
Nesse método, cada projeto é segmentado em ciclos, conhecidos como sprints, que consistem em um time box (caixa de tempo) ou um intervalo em que um conjunto de atividades deve ser realizado.
Pois essa metodologia permite que as empresas criem soluções inovadoras para o mercado, aumentando a competitividade.
Lean, uma metodologia ágil que pode ajudar as secretárias
A Metodologia Lean tem como principal objetivo identificar e eliminar de forma eficiente os desperdícios em uma organização. Ela foi muito difundida no contexto das startups e é indicada para projetos reduzidos e mais objetivos.
Por compreender modelos de processos enxutos, com poucos desperdícios, essa abordagem é bem compatível com as metodologias ágeis.
Dessa forma, essa metodologia ágil pode ajudar as Secretárias possibilitando uma redução de custos, diminuição na complexidade das tarefas realizadas, melhoria das entregas, aumento de produtividade da equipe e um melhor compartilhamento de informações. Essa metodologia é constituída por três passos: construir, medir e aprender.
Kanban, uma simples metodologia ágil que pode ajudar as secretárias
O Kanban é um dos métodos mais ágeis e simples utilizados atualmente. O termo Kanban tem origem japonesa e significa “cartão” ou “sinalização”.
Ou seja, o seu conceito está relacionado ao uso de cartões, post-its, luzes, caixas vazias, etc. Esse método é composto por checklists e oferece uma ótima visão de todo o projeto que está sendo desenvolvido.
Nesse sentido, o principal objetivo desse método ágil é buscar a evolução e não a revolução, permitindo que a organização dos processos seja feita de forma visual.
É preciso criar um quadro e dividir da seguinte forma:
- To Do, que consiste nas atividades que precisam ser realizadas;
- Doing, ou seja, as atividades que estão sendo realizadas;
- Done, que são as atividades que já foram finalizadas, avaliadas e aprovadas pela equipe.
Entretanto, é essencial acompanhar essa lista de atividades para o bom funcionamento do método, de forma que todos os integrantes da equipe atualizem os dados inseridos constantemente.
DSDM
O DSDM (Dynamic Systems Development Method) fornece uma base para a implementação da metodologia ágil no projeto, abrangendo planejamento, gestão, execução e escalabilidade.
Além disso, o DSDM, baseia-se em 6 princípios fundamentais:
- Valor;
- Envolvimento ativo do usuário;
- Equipes capacitadas;
- Entregas frequentes;
- Testes integrados;
- Colaboração do cliente.
FDD
O FDD (Feature-driven Development) trata-se do desenvolvimento orientado a recursos. Dessa forma, é um processo de iteração mais curto, cuja estrutura está mais alinhada à forma que o modelo ágil segue.
Além disso, no FDD são aplicados 8 princípios, sendo eles:
- Modelagem de objeto de domínio;
- Desenvolvimento de recursos;
- Propriedade de componente e classe;
- Equipes de recursos;
- Inspeções;
- Gestão de configurações;
- Modificações regulares;
- Visibilidade de progresso e resultados.
Smart
A metodologia SMART é reconhecida por ser uma boa alternativa para criar objetivos realistas e possíveis de serem atingidos. Ela se baseia em cinco princípios indicados pelas letras do seu nome:
- S — que se refere a specific (específico), ou seja, sua meta deve ser bem específica e atingir um ponto de cada vez, diminuindo o risco de interpretações equivocadas;
- M — que se refere a measurable (mensurável), significa que a sua meta deve ser mensurável, já que objetivos numéricos e exatos são a melhor forma de provar a eficiência do processo;
- A — que se refere a attainable (atingível), significa que as metas estabelecidas devem desafiar o time, ao mesmo tempo, em que são alcançáveis;
- R — que se refere a relevant (relevante), significa que as metas estabelecidas devem ser relevantes para o resultado da empresa ou do processo;
- T — que se refere a time-related (temporal), significa que é preciso definir um prazo limite para a entrega do projeto, de forma que o time trabalhe com maior foco e efetividade.
Como as Secretárias Podem Utilizar Metodologias Ágeis?
As metodologias ágeis podem ser adaptadas conforme as necessidades e o contexto da equipe e da organização. Cada organização e equipe podem adotar práticas ágeis de maneira única para melhor atender às suas metas e desafios específicos.
O profissional de Secretariado pode utilizar as metodologias ágeis para a organização de uma viagem, identificando e confirmando a necessidade da viagem.
Na preparação da agenda e apresentação de uma reunião, organização de documentos, elaboração de pautas e organização de eventos.
Além disso, os métodos ágeis são muito úteis para o trabalho em equipe, pois auxiliam na coordenação e direcionamento dos projetos, reduzem as burocracias e possibilitam um aumento da produtividade.
O Profissional de Secretariado pode colaborar melhor com a equipe, garantindo que todos estejam alinhados quanto a objetivos, prazos e progresso do trabalho, pois as metodologias ágeis incentivam a reflexão e a adaptação.
Secretárias podem aplicar essa mentalidade de aprendizado contínuo para melhorar seus próprios processos e habilidades ao longo do tempo.
As metodologias ágeis enfatizam a capacidade de responder a mudanças rapidamente e isso é especialmente útil para secretárias que frequentemente precisam ajustar agendas, prioridades e tarefas conforme as necessidades da equipe ou da empresa evoluem.
Como metodologias ágeis podem ajudar as Secretárias e suas vantagens:
As metodologias ágeis podem ajudar as Secretárias, pois elas possibilitam uma maior agilidade e eficiência nas entregas. Dessa maneira, se ocorrer algum erro na solução, é fácil identificar e corrigir.
Além disso, aumenta a transparência dos processos, reduz o prazo estipulado para a entrega, diminui custos de produção e gera economia de recursos.
Outra vantagem é a independência das equipes e o fim de processos burocráticos, já que a simplificação dos procedimentos garante que todos os esforços sejam voltados para a criação de uma solução mais completa.
Em resumo, as metodologias ágeis podem ajudar as Secretárias, elas contam com uma proposta de processos mais curtos, com entregas em um espaço de tempo menor, focando na melhoria e no alinhamento da equipe.
Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de ler o artigo: Como Metodologias Ágeis Podem Ajudar as Secretárias?
Veja também: Qual a formação ideal para alguém se tornar um Profissional de Secretariado Executivo?
Envolva-se!
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