O tempo se tornou um artigo de luxo, diante de tantas responsabilidades e atividades os dias parecem mais curtos e as horas parecem segundos e a gestão de tempo pode afetar o desempenho profissional.  

Atualmente o Secretariado tem uma alta demanda dentro das instituições e a gestão do seu tempo de forma correta é essencial.  

Além disso, uma das atividades que é esperada do Secretário é o gerenciamento do tempo do seu executivo.

Fazer a Gestão de Tempo é crucial para gerar valor ao negócio. 

Afinal, todo mundo sai ganhando, colaboradores se tornam mais motivados, equipes mais eficientes e a empresa mais produtiva. 

Neste artigo, você irá saber muito mais sobre a gestão de tempo e desempenho profissional. 

Índice Geral Para Você:

• O que é Gestão de Tempo?
• A importância da gestão do tempo para o desempenho profissional? 
• Como melhorar a gestão de tempo e o desempenho profissional? 
• Como fazer a gestão do tempo e melhorar o desempenho profissional? 
• 1. Faça um planejando para gestão de tempo 
• 2. Defina prioridades 
• 3. Estabeleça prazos 
• 4. Organize as tarefas por urgência 
• 5. Delegue tarefas  
• 6. Utilize as metodologias ágeis como aliadas 
• Como gerir melhor e aumentar a sua produtividade? 
• Afinal qual a relação de gestão de tempo o desempenho profissional?
• Para saber mais gestão de tempo o desempenho profissional

O que é gestão de tempo? 

A gestão do tempo nada mais é do que um conjunto de técnicas e métodos visando organizar a rotina e compromissos.  

Ou seja, é planejar e executar um controle de quanto tempo se gasta com determinadas atividades, com o objetivo de ganhar eficiência e produtividade. 

A gestão de tempo e o desempenho profissional estão relacionados, visto que essa gestão visa que as atividades, além de serem cumpridas, ainda sejam feitas no prazo estabelecido e que a produtividade cresça. 

Sendo assim, ao ter consciência da quantidade de tempo para cada tarefa, é possível definir prioridades, prazos e metas, além de manter a organização do negócio e evitar atrasos e queda na produtividade.

A importância da gestão do tempo para o desempenho profissional? 

Fazem parte da vida de todos cumprir prazos, metas e alcançar resultados, sejam eles profissionais ou pessoais.

Entretanto, quando o tempo é mal gerenciado, isso pode ser um grande problema. 

Pois a falta de tempo afeta todas as áreas da vida de uma pessoa.

Para que o Profissional de Secretariado consiga ter uma boa qualidade de vida, um relacionamento saudável com a sua família e uma alta produtividade em seu trabalho e estudo é importante ter a gestão de tempo.

Com um gerenciamento eficaz do tempo, é possível ter um panorama de todas as suas atividades, sendo assim é mais fácil de se organizar e consequentemente ter um melhor desempenho profissional.    

Para os Profissionais de Secretariado, mais do que garantir entregas no prazo, fazer a gestão do tempo os ajudará  a terem uma melhor qualidade de vida.  

Visto que perder prazos ou ficar sempre apertado com as tarefas é um dos principais motivos de estresse. 

Com maior organização, a Secretária tem mais motivação e disciplina para executar suas tarefas e consegue tirar tempo livre durante o expediente ou encerrá-lo mais cedo. 

Como melhorar a gestão de tempo e o desempenho profissional? 

Para que haja uma boa administração de tempo dentro de uma empresa, não basta que apenas alguns funcionários façam sua própria gestão da produtividade. 

É preciso que seja feita uma gestão integrada, visto que cada processo interfere no andamento do outro e o desempenho de um colaborador influência no desempenho dos demais.  

Utilizar as metodologias ágeis, como o Scrum, pode ser um método muito eficaz de medir a produtividade de toda a equipe e a velocidade das entregas.  

Essa forma de trabalho é mais flexível, mas, ao mesmo tempo, focada em cronogramas bem definidos, reuniões rápidas diárias de alinhamento e o foco em sempre aprimorar os processos. 

A gestão de tempo traz diversos para as Secretárias e também para as empresas, pois melhora o desempenho profissional, reduzir custos e ganha em eficiência, evita erros, desperdícios e atrasos na produção. 

Além de melhorar o clima organizacional e prezar pela satisfação do cliente e garantir vantagem competitiva. 

Como fazer a gestão do tempo e melhorar o desempenho profissional? 

Agora que você já entendeu sobre gestão de tempo e o desempenho profissional, veja dicas de como gerir o seu tempo. 

Nosso objetivo é mostrar que é possível organizar o tempo e aumentar a produtividade. Então, confira algumas dicas simples, mas imprescindíveis para que você fazer uma boa gestão de tempo e melhorar sua produtividade. 

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1. Faça um planejando para gestão de tempo 

Primeiramente, faça um planejamento, é essencial que você liste as tarefas que você precisa realizar e determine quando elas serão feitas. 

É preciso que a Secretária tenha autoconhecimento para entender quanto tempo gasta com cada atividade. 

A Secretária pode criar uma check-list e anotar nela todas as atividades previstas para suas horas no trabalho.

Dessa forma, é possível estabelecer uma sequência produtiva e eficiente.  

Além disso, também é bem importante programar pausas durante o expediente, é  um intervalo para renovar as energias ou até mesmo resolver algum imprevisto.  

Em síntese, que o processo de organização e planejamento das tarefas induz o comportamento para a melhor ocupação do tempo e otimizar o seu desempenho profissional.  

2. Defina prioridades 

É importante que a Secretária defina quais são as prioridades do seu dia.

O que é mais importante ser entregue naquele dia,  liste todas as suas atividades, visto que a disponibilidade do tempo limita o atendimento às demandas.

Por isso, prioridades devem ser definidas com critérios que sejam aderentes às aspirações de cada pessoa. 

Há ações que precisam ser feitas imediatamente e outras  desenvolvidas com mais tempo,  então, faça uma lista só com as pendências e tire isso da sua mente.  

Desta forma você estará mais livre para concentrar a sua atenção no que realmente importa. 

3. Estabeleça prazos 

Quando se define uma meta tangível, fica muito mais fácil de cumprir uma tarefa.  

Sendo assim, o prazo funciona como um incentivo para que as atividades sejam executadas.  

Além disso, com datas definidas, é possível que a Secretária e os gestores acompanhem as entregas dos outros funcionários. 

Não procrastine, tarefas curtas como passar um e-mail, fazer uma ligação ou algo parecido devem ser executadas imediatamente, ou no máximo no intervalo entre tarefas complexas. 

Se for tomar um tempo longo, planeje. Observe quanto tempo será necessário e planeje dias ou blocos de tempo para resolver a questão.

Assim será possível otimizar seu tempo e aumentar sua produtividade.

Outro ponto bem importante para a gestão de tempo e produtividade é a criação de um cronograma.  

Com o cronograma, é possível analisar seus tempos de maneira inteligente. Assim, você determina as suas metas e prazos de realização.

Essa estratégia pode ficar ainda mais interessante quando são acrescentados pensamentos de metodologias ágeis como o Scrum, deste modo você pode: 

• Ter uma visão completa do que precisa entregar; 
• Entender a relação entre as tarefas e usar sistemas incrementais para o desenvolvimento dos projetos. 

4. Organize as tarefas por urgência 

Uma das formas de fazer a gestão do tempo,  é fazer a divisão de atividades por ordem de prioridade.

Essa divisão por prioridades é feita da seguinte forma: 

• Importantes: atividades que são relevantes e que trazem resultados a curto, médio e longo prazo; 
• Urgentes: ou seja, as tarefas fora do prazo ou que surgiram de última hora e precisam ser entregues quanto antes; 
• Circunstanciais: sendo as casuais ou desnecessárias. 

5. Delegue tarefas  

Para gerenciar o  tempo não significa  que a Secretaria  deva apenas fazer  um planejamento individual. 

Nesse sentido,  para quem trabalha em posições de liderança, como um Profissional de Secretariado,  é fundamental delegar funções para que o resultado coletivo seja eficiente.  

Por isso, é importante entender a relação entre as entregas e saber delegar as tarefas para as pessoas certas, descentralizando processos que não precisam de uma intervenção pontual. 

A Secretária já carrega diversas responsabilidades e o ato de delegar tarefas  pode acabar sendo prejudicial.  

A Profissional pode acabar se sobrecarregando simplesmente porque têm dificuldade de delegar tarefas.  

Grande parte pensa que “sozinho eu faço melhor e mais rápido”, mas a verdade é que a atividade poderia ser feita por outra pessoa, sem tomar o seu tempo. 

6. Utilize as metodologias ágeis como aliadas 

As Secretárias podem contar com as metodologias ágeis como grandes aliadas na gestão do tempo, por meio desses recursos é possível, por exemplo, organizar a agenda, receber notificações sobre compromissos, compartilhar listas de tarefas e muitas outras funcionalidades. 

As metodologias ágeis de desenvolvimento se propõem a construir um projeto com maior produtividade a curto prazo e, sobretudo, com qualidade garantida, auxiliando positivamente na gestão do tempo e na produtividade.

 

Como gerir melhor e aumentar a sua produtividade? 

• Planeje o seu dia; 
• Mude os seus hábitos; 
• Diminuas as distrações; 
• Defina metas e prazos; 
• Estabeleça prioridades; 
• Utilize a técnica de Pareto; 
• Faça agora e não deixe para amanhã; 
• Delegue as tarefas; 
• Fuja da procrastinação; 
• Tenha foco; 
• Crie recompensas; 
• Reserve um tempo para cuidar de você. 

Afinal, qual a relação de gestão de tempo o desempenho profissional?

Para obterem vantagens competitivas, as organizações devem buscar gerenciar o tempo de seus projetos de forma eficaz e as Secretárias são fundamentais nesse processo.  

Diante do que foi dito, ficou evidente que uma boa gestão do tempo permite que as tarefas sejam concluídas de maneira rápida e eficiente. 

A produtividade é diretamente afetada pela má gestão do tempo, porém, essa não é o único fator que a prejudica, cada vez mais o mercado busca por desempenho profissional em um curto período, mas não ignorando a garantia de qualidade. 

Para saber mais sobre gestão de tempo o desempenho profissional

Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil.

Esperamos que tenha gostado de saber como a gestão de tempo pode afetar o desempenho profissional.

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