Neste artigo você vai conhecer as qualidades do Profissional de Secretariado para se destacar no mundo corporativo.
Pois, a profissão de Secretária e Secretário é uma das que mais cresce no mundo, assumir o cargo de Secretariado requer muita responsabilidade e certas habilidades.
Índice Geral para você:
- Quais as principais funções de um Profissional de Secretariado
- Soft skills e Hard Skills, quais as principais que o Profissional de Secretariado precisa ter
- Soft Skills essenciais de um Profissional de Secretariado
- O Google Agenda é uma inovação no jeito de organizar seus compromissos
- Lealdade, seja leal a empresa em que você trabalha
- Ser uma pessoa organizada é essencial para esta profissão
- Polivalência, ser um secretário que domina múltiplas habilidades
- Ter discrição em suas ações
- Ser pontual, cumprir prazos e realizar as atividades no tempo exato
- Ter profissionalismo, atitudes que permitem você fazer o seu trabalho com excelência
- Ser uma pessoa paciente e tolerante
- Estar bem informada
- Ter uma visão holística do negócio
- Algumas Hard Skills para você se destacar como um bom Profissional de Secretariado
- Dica
- O mercado de trabalho para quem que seguir na carreira de Secretariado
Quais as principais funções de um Profissional de Secretariado
Atualmente, a carreira de Secretariado está entre as profissões que mais crescem no mundo, principalmente no ambiente corporativo.
Antes de mais nada, é preciso conhecer as principais qualidades do Profissional de Secretariado é importante conhecer as principais funções de um Secretário.
Certamente, o profissional da área de Secretariado é fundamental para o desempenho de uma empresa. Pois, é ele que auxilia principalmente no desenvolvimento e organização da instituição, e suas principais funções são:
- Ajudar na organização e desenvolvimento da empresa;
- Organizar a agenda e os compromissos dos executivos;
- Organizar reuniões, eventos e conferências;
- Planejar viagens;
- Conferir documentos;
- Organizar arquivos;
- Atender telefone;
- Recepcionar os clientes;
- Atender clientes internos e externos;
- Elaborar atas;
- Pagar contas;
- Fazer planilhas;
- Elaborar apresentações;
- Interface com outros colaboradores;
- Elaborar documentos;
Agora você já entendeu as principais funções de um Profissional de Secretariado, fica mais fácil compreender quais qualidades do Profissional de Secretariado são essenciais.
Soft skills, Hard skills, principais qualidades do Profissional de Secretariado
E para se tornar um excelente profissional e se destacar é necessário ter algumas Soft Skills e Hard Skills.
As Soft Skills são habilidades interpessoais e intangíveis que um profissional possui.
São características necessárias para que um profissional alcance os seus objetivos, aquilo que constitui a sua carreira.
Veja abaixo alguns exemplos de Soft Skills:
- capacidade de trabalhar em grupo;
- iniciativa;
- pensamento crítico;
- resolução de problemas;
- inteligência emocional;
- empatia;
- flexibilidade;
- boa comunicação;
- criatividade;
Essas também são qualidades do Profissional de Secretariado.
Assim como, as Hard Skills são as capacitações técnicas que um profissional pode comprovar por meio de diplomas, certificados de qualificação, testes práticos, cursos, entre outros.
Abaixo estão listados alguns exemplos de Hard Skills:
- Diploma de graduação;
- Especializações;
- Participação de seminários;
- Curso de informática;
- Curso de língua estrangeira;
Soft skills essenciais de um profissional de secretariado
As soft skills têm sido cada vez mais valorizadas pelo mercado de trabalho. Aprender uma competência técnica pode ser muito mais fácil do que colocar em prática uma habilidade comportamental.
Deste modo, profissionais que apresentam diversas soft skills são extremamente importantes, e valorizados, pois são capazes de terem mais foco, trabalharem em grupo e se engajarem.
Sendo assim, colaboradores admiráveis e importantes para o crescimento da empresa.
Conheça as mais importantes qualidades do Profissional de Secretariado
1-Lealdade, principal qualidade do Profissional de Secretariado
De fato, a palavra Secretário é proveniente do latim secretum/secretarium, que significa particular, secreto, segredo. Por isso, é essencial que este profissional saiba guardar segredos.
Porque, o Secretário ou Secretária é o responsável pela agenda, reuniões e organização dos executivos, e muitas vezes está ciente de assuntos confidenciais.
Desta forma todo Profissional de Secretariado deve ter como princípio básico a lealdade, principalmente com o superior hierárquico bem como para com a organização.
2- Ser uma pessoa organizada é essencial para esta profissão
Certamente, quando se pensa em uma Secretária ou Secretário, logo se pensa em organização, esta função está diretamente ligada à organização.
Assim, organizar o dia a dia dos superiores hierárquicos, agenda, eventos, reuniões, agilizar processos e melhorar o fluxo operacional dentro das empresas.
3-Polivalência, ser um Secretário que domina múltiplas habilidades
A Secretária deve ser capaz de realizar diversas tarefas com excelência em diferentes setores, atuando em várias frentes ao mesmo tempo.
Por isso, ser uma pessoa multifuncional e conseguir solucionar problemas de forma inteligente e ágil é imprescindível.
4-Ter Discrição em suas ações
Inegavelmente, é muito importante, em grande parte das empresas, que a Secretária seja uma pessoa discreta.
Bem como, ser prudente e ter cautela são características fundamentais para ter sucesso nesse segmento.
Veja abaixo algumas dicas para se tornar mais discreta:
- Possuir uma ótima oratória, que fale no tom o qual o receptor possa entender todas as informações, nem muito alto e nem muito baixo;
- Saber dividir bem a vida pessoal da profissional;
- Manter-se longe das fofocas e especulações;
- Não fale a respeito dos outros colegas;
- Ter o aparelho celular sempre no silencioso e não utilizar toques chamativos que podem tirar a concentração dos outros colegas de trabalho;
5-Ser pontual, cumprir prazos e realizar as atividades algo no tempo exato
Uma das principais funções do Profissional de Secretariado é organizar a agenda, compromissos, eventos e reuniões do seu superior, sendo assim, ter pontualidade e estar sempre um passo à frente são requisitos essenciais.
Pois ser pontual demonstra a capacidade de gerenciar o próprio tempo.
Sendo assim, cumprir o que foi combinado no tempo devido, transmite confiança para a realização de tarefas e objetivos importantes.
6-Ter profissionalismo, atitudes que permitem você fazer o seu trabalho com excelência
Em primeiro lugar, agir com profissionalismo, com seriedade, ter responsabilidade e comprometimento com a organização é um ponto muito importante.
Acima de tudo, manter uma postura profissional, valores honráveis, ser responsável, sério e se comprometer com as normas da instituição, respeitar os valores éticos e a cultura da empresa são competências de todo Secretário e Secretária.
7 – Boa Apresentação, vai além de vestir-se bem
Boa apresentação não se refere a beleza física e sim ter discernimento e cuidado na apresentação pessoal, pois o Profissional de Secretariado é a imagem da sua área de atuação e da sua empresa.
Desse modo a secretária deve se preocupar com sua apresentação pessoal e sua devida adequação ao ambiente de trabalho.
Por isso, vestir-se de forma adequada com o que a organização prega e agir de maneira discreta.
8-Ser uma pessoa paciente e tolerante
Ademais, paciência e tolerância são palavras de ordem para a Profissional de Secretariado.
Afinal o Secretário lida com diversas situações e pessoas ao longo do dia, então é muito importante ser paciente e tolerante manter a qualidade do trabalho e não se desgastar.
9- Gostar de lidar com pessoas
Outrossim, a Secretária é a responsável por atender telefonemas, recepcionar e atender clientes, colaboradores e outros funcionários da empresa.
Porque é extremamente necessário se comunicar e relacionar harmoniosamente com todos, independentemente da posição hierárquica que ocupam.
10-Estar bem informado
Antes de mais nada, é preciso estar bem informado, conhecer diferentes culturas, são fatores relevantes para uma profissional que se relaciona com pessoas dos mais diferentes níveis hierárquicos, sociais e económicos.
11 -Ter uma visão holística do negócio
Visão holística consiste em observar ou analisar algo ou alguma área da vida de forma global, ou seja, como um todo e não de maneira fragmentada.
Desta maneira, não só o Profissional de Secretariado, mas todos aqueles que querem se destacar devem conhecer a empresa em que trabalham, sua cultura, valores, seu segmento, mercado de atuação, concorrentes, departamentos e as respectivas funções.
Pois esses conhecimentos facilitarão a rotina da secretária, uma vez que conhecendo os setores será mais fácil e eficiente no momento de direcionar telefones, recados e documentos.
Algumas Hard Skills para você se destacar como um bom Profissional de Secretariado
Não só, o Secretário(a)organiza o ambiente de trabalho, mas arquiva documentos, redige cartas, ofícios e comunicados. Além disso, participa de reuniões, palestras e conferências para registrar o que foi discutido e acordado.
Visto que é o responsável pelo primeiro atendimento dos clientes, presta informações e atende o telefone.
Dessa forma, este profissional trabalha assessorando empresários e executivos, organiza a agenda de compromissos, elabora pesquisas e reúne documentos, e muitas vezes tem a função de intérprete em encontros entre pessoas que não falam a mesma língua, entre outros.
Sendo assim, para a realização de algumas dessas funções são necessárias algumas Hard Skills, também conhecidas como as capacitações técnicas de um profissional.
As Hard Skills podem ser adquiridas de diferentes maneiras, veja abaixo algumas Hard Skills importantes para um secretário (a):
- Curso de Redação Oficial;
- Curso de Oratória,
- Gestão de Documentos;
- Introdução à Administração;
- Gestão Financeira e Contábil;
- Gestão de Pessoas;
- Curso de Ferramentas digitais;
- Noção do pacote office, como o word, o powerpoint e o excel;
- Conhecimento de outros idiomas, como o inglês e/ ou espanhol;
Dica:
O mercado de trabalho para quem faz Secretariado
O mundo mudou e o perfil Profissional de Secretariado também. Por isso, esta é uma carreira promissora, afinal este profissional pode atuar em diferentes setores e organizações e desempenhar múltiplas funções.
Em conclusão essa versatilidade faz com que o mercado de trabalho para Secretários seja amplo. Então, existem oportunidades de emprego em todas as regiões do país e em todos os tipos e tamanhos de empresas. Aproveite as oportunidades!
Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de conhecer as qualidades do Profissional de Secretariado.
Envolva-se!
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