Como o profissional de Secretariado pode utilizar as TICs?

As Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) estão presentes em nosso dia a dia e se tornaram indispensáveis, sendo assim, neste artigo você vai saber como o profissional do Secretariado pode utilizar as TICs.

Em princípio, a Tecnologia da Informação pode auxiliar os profissionais de Secretariado a se destacarem no mercado e otimizarem suas rotinas.

Visto que as TICs são recursos que auxiliam no desenvolvimento da sociedade, atuando em diversas áreas, como indústria, comércio, educação e entretenimento.

Ao passo que o uso profissional das TICs se tornou mais comum após a pandemia, à medida que muitas pessoas passaram a trabalhar em home office, utilizando celulares, webcams, e-mails, entre outros.

Neste artigo, você compreenderá como o profissional de Secretariado pode utilizar as TICs.

ÍNDICE GERAL PARA VOCÊ:

• O que são TICs?
• Como o profissional de secretariado pode utilizar as TICs para a organização
• O Armazenamento em Nuvem
• Segurança de dados
• Big Data
• Comunicação integrada
• Ramal Móvel
• Aplicativos de Organização, como profissional de secretariado deve utilizar essa tecnologia?
• Customer Relationship Management (CRM)
• Ativos de Redes
• Como o profissional de secretariado pode utilizar as TICs para otimizar o seu trabalho
• Para saber mais como o profissional de secretariado pode utilizar as TICs

O que são TICs?

TICs consiste no termo usado para designar as Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs).

Sendo assim, essa expressão se refere ao papel da comunicação, tanto por fios, cabos ou sem fio, na tecnologia da informação moderna.

Ou seja, TICs são todos os meios técnicos usados para tratar a informação e auxiliar na comunicação, o que inclui o hardware de computadores, redes e telefones celulares.

Em resumo, TICs são qualquer forma de transmissão de informações e correspondem a todas as tecnologias que interferem e mediam os processos informacionais e comunicativos dos seres humanos.

Conheça abaixo alguns exemplos de TICs e perceba como elas estão presentes no nosso dia a dia:

• Computadores pessoais (PCs, personal computers); 
• Câmeras de vídeo e foto para computador ou Webcams; 
• Gravação doméstica de CDs e DVDs;
• Suportes para guardar e portar dados como discos rígidos ou hds, cartões de memória, pendrives, entre outros; 
• Smartphones ou celulares; 
• Tv por Assinatura, TV a cabo, TV por antena parabólica, TV por parabólica, TV digital; 
• Correio eletrônico (e-mail) e as Listas de discussão (mailing lists); 
• Internet, a World Wide Web, websites e home Pages, quadros de discussão (mensagem boards); 
• Streaming, podcast, Wikipédia entre outros; 
• Tecnologias digitais de captação e tratamento de imagens e sons (Vimeo, Youtube, last Fm); 
• Captura eletrônica ou digitalização de imagens por meio de scaners; 
• A fotografia, cinema, vídeo e som digital (TV e rádio digital);
• Tecnologias de acesso remoto: Wi-Fi, Bluetooth, RFID;
• Redes Sociais.

Como o profissional de Secretariado pode utilizar as Tecnologias da Informação e trazer inovação para o trabalho

Em suma, o conhecimento em tecnologia e o acesso às TICs se tornaram fundamentais para a vida de muitas pessoas.

E posto que, para quem trabalha como secretária ou pretende seguir a carreira em secretariado, existem diversas novas tecnologias que vão facilitar e otimizar o seu trabalho.

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Como o profissional de secretariado pode utilizar as TICs para a organização

As novas tecnologias podem ajudar muito o Secretário na organização, sendo assim, listamos as principais Tecnologias da Informação e Comunicação que podem ser muito uteis no dia a dia deste profissional.

Veja abaixo!

O armazenamento em nuvem

O mundo está cada vez mais conectado e já não é mais uma prioridade para as organizações possuir ferramentas que permitam apenas o acesso de aplicações e documentos por rede ou ferramentas de armazenamento local.

Nesse sentido, a tecnologia em nuvem consegue suprir esses desafios e promover fácil acesso das corporações.

Ou seja, o armazenamento em nuvem é um recurso muito útil para as Secretárias, pois é possível integrar diversos tipos de sistemas e dados com a personalização necessária para atender às necessidades da empresa.

Segurança de dados

Se tratando em tecnologia, a segurança da informação é um tema muito importante e um dos pilares das TICs.

Desse modo, esse processo deve ser implementado em todas as ações que envolvem tecnologia e troca de dados em uma empresa, inclusive no armazenamento nuvem mencionada anteriormente.

Assim, é possível elaborar planos de recuperação, medidas preventivas, sistemas criptografados e gerenciamento rigoroso de acesso.

Isso garante que a Secretária trabalhe como mais tranquilidade, sabendo que todos os dados da empresa estão armazenados com segurança.

Big Data

Big Data consiste na área do conhecimento que estuda como tratar, analisar e obter informações a partir de conjuntos de dados muito grandes.

As ferramentas de Big Data já são muito presentes em diversos setores do mercado.

Nesse sentido, a Big Data auxilia a Secretária na captação e qualificação de inúmeras informações de maneira rápida e prática.

Comunicação integrada

A comunicação integrada pode ser definida como todas as ferramentas que viabilizam algum tipo de interação com os colaboradores ou clientes.

É uma ferramenta muito utilizada pelo profissional de Secretariado, principalmente no contexto da pandemia, facilitando o contato e a comunicação mesmo em grandes distâncias.

Fazem parte das TICs ferramentas como videoconferência, telefonia, PABX, e-mails, chatbots, aplicativos para mensagens instantâneas, entre outros, ou seja ferramentas rotineiras do trabalho de Secretariado.

Ramal Móvel

O “Ramal móvel” é uma tecnologia que permite transformar celulares corporativos em ramais, permitindo que os profissionais de Secretariado atendam ligações como se estivessem no escritório, mesmo quando estão trabalhando em home office.

Além disso, é possível realizar e transferir ligações entre os ramais, o que contribui para facilitar a comunicação e aumentar a produtividade, além de reduzir os custos com telefonia.

Aplicativos de Organização, como profissional de secretariado deve utilizar essa tecnologia?

Existem diversos aplicativos e plataformas de organização pessoal disponíveis para o profissional de Secretariado, que permitem registrar informações importantes, lembretes e outros dados que não podem ser esquecidos.

Alguns desses aplicativos permitem anexar fotos, vídeos, textos, imagens e links, ou seja o uso de uma agenda física se torna dispensável.

Além disso, é possível sincronizar as informações na nuvem e acessá-las de qualquer lugar, a qualquer momento, usando dispositivos variados.

São exemplos desses aplicativos: o Evernote, Google Keep, One Note e Organizze.

Customer Relationship Management” (CRM)

O Customer Relationship Management (CRM) ou Gestão de Relacionamento com o Cliente é uma ferramenta que permite gerenciar e analisar informações sobre os clientes, integrando dados importantes que ajudam a preparar as equipes para aprimorar o relacionamento com os consumidores.

Sendo assim, essa ferramenta traz bons resultados para as empresas, que podem tomar decisões estratégicas mais eficazes com base em informações sólidas e relevantes para o negócio.

Ativos de Redes

Os ativos de rede são outro ponto muito importante da tecnologia da informação e comunicação nas empresas, incluindo equipamentos como switches, roteadores, access points e controladoras, firewall, IDS/IPS, enlaces de rádio, Anti-DDoS, servidores Storages e Data Centers.

Como o profissional de secretariado pode utilizar as TICs para otimizar o seu trabalho

A tecnologia da informação e comunicação auxilia o profissional de Secretariado no ambiente de trabalho, por consequência contribuindo para a organização e aumento da produtividade.

Nesse sentido, softwares de gestão, ferramentas de telefonia, plataformas de armazenamento em nuvem e aplicativos de comunicação ajudam os Secretários a reduzirem o tempo gasto com tarefas simples.

Além disso, a tecnologia pode ajudar na gestão, redesenho de fluxos, distribuição de atividades de colaboradores e automatização de atividades do dia a dia.

Logo que o armazenamento de dados bem-documentados e compartilhados também ajuda a reduzir o tempo gasto procurando informações relevantes para o trabalho.

Por fim, as TICs também auxiliam na redução de custos internos por meio da automatização de processos do dia a dia e na organização das informações essenciais para traçar metas mais objetivas e reduzir gargalos.

Em geral, o investimento em tecnologia contribui, indiretamente, para a redução dos custos organizacionais.

Para saber mais como o profissional de secretariado pode utilizar as TICs:

É importante que o Profissional de Secretariado saiba trabalhar com diversas ferramentas tecnológicas e funcionalidades, pois são elas que tornam os processos administrativos ainda mais eficientes e vão facilitar e otimizar o trabalho.

Assim sendo, as Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) são ferramenta indispensáveis para otimizar a rotina de qualquer setor.

O Profissional de Secretariado possui muitas responsabilidades ao longo da sua jornada de trabalho e o uso das ferramentas tecnológicas é essencial para realizar suas tarefas.

Pois, com as ferramentas tecnológicas, é possível organizar agendas, criar documentos, organizar pastas, fazer reuniões de forma remota, estabelecer rotinas, compartilhar arquivos, entre outras atividades de forma eficaz e prática.

Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil. Esperamos que tenha gostado de ler: Como o profissional de Secretariado pode utilizar as TICs?

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