A execução de tarefas vai além de ser uma simples necessidade dentro da rotina de uma Secretária. Evitar problemas na execução de tarefas é essencial para manter o bom funcionamento de uma organização e garantir um trabalho de qualidade.
O Profissional de Secretariado precisa lidar com diversas demandas ao longo do dia e, para ter mais agilidade em seu trabalho e aumentar sua produtividade, é necessário ter uma gestão ágil.
Nesse sentido, evitar problemas na execução de tarefas é crucial para quem deseja aprimorar o funcionamento das atividades em seu trabalho e, consequentemente, melhorar os resultados.
Sendo assim, neste artigo, você irá aprender cinco dicas para evitar problemas com a execução de tarefas e se destacar como uma excelente Secretária.
Índice Geral:
- O Profissional de Secretariado e a execução de tarefas
- 1.Faça um Planejamento para evitar problemas com a execução de tarefas
- 2.Determine a importância de cada atividade
- 3.Tenha foco na atividade que está executando
- 4.Aprenda a delegar tarefas para outros membros da organização
- 5.Faça uso das Metodologias Ágeis para evitar problemas com a execução de tarefas
- Dica extra para evitar problemas com a execução de tarefas
O Profissional de Secretariado e a execução de tarefas
Faz parte do perfil de uma Secretária ser organizada, competente e profissional, visto que ela é a responsável por diversas funções em uma organização, principalmente as relacionadas à alta cúpula.
Sendo assim, para manter o bom funcionamento da empresa, é necessário que o profissional de Secretariado saiba planejar, organizar e aplicar corretamente as estratégias de gerenciamento de tarefas.
Evitar problemas na execução de tarefas é extremamente importante para aqueles que desejam aprimorar seu cotidiano, e isso é válido tanto para os profissionais quanto para as empresas.
Portanto, para aprimorar seu desempenho e implementar uma gestão eficaz de tarefas em sua rotina de trabalho, aprenda as cinco dicas para evitar problemas na execução de tarefas.
1. Faça um Planejamento para evitar problemas com a execução de tarefas
A falta de planejamento é um erro bastante comum na vida dos profissionais, principalmente dos Secretários.
Visto que não fazer um planejamento adequado, por meio de um plano de ação condizente com a realidade, pode acarretar diversos prejuízos ao Profissional de Secretariado.
Sendo assim, planejar as tarefas que precisam ser realizadas ajudará você a se organizar e manter o foco.
Pois, um bom planejamento garantirá que não seja necessário repetir tarefas e otimizará a execução das tarefas, contribuindo também para sua produtividade.
Desse modo, um excelente conselho para as Secretárias é anotar as tarefas que precisam ser realizadas ao longo do dia e dividir essas tarefas em tarefas menores.
Para elaborar um planejamento eficiente, você deve dividi-lo em quatro etapas:
- Anotar tarefas a serem executadas
- Priorizar as tarefas
- Executar as tarefas
- Revisar e melhorar o processo
2. Determine a Importância de Cada Atividade
Ao longo do dia, uma Secretária recebe várias atividades para executar, prazos a cumprir e clientes para auxiliar, afinal, faz parte do perfil de uma secretária ser multitarefa.
Contudo, se você deixar todas essas preocupações acumularem em sua mente, não conseguirá manter o foco.
Suponha que entre essas diversas atividades esteja a elaboração de relatórios, agendamento de reuniões e atendimento a um cliente ou colaborador. É claro que ambas as tarefas são importantes para o andamento do negócio na totalidade.
No entanto, a tarefa de atendimento ao cliente tem um impacto imediato e uma importância muito maior do que as outras.
Nesse sentido, é essencial determinar a importância de cada atividade a ser executada. Para evitar problemas com a execução de tarefas, é necessário identificar o que precisa ser feito agora, o que pode ser feito em sequência, o que pode ser feito com prazos e o que pode ser deixado para depois.
Chamaremos as tarefas que precisam ser feitas imediatamente de “tarefas urgentes”. Tarefas urgentes não possuem prazos; elas precisam ser feitas imediatamente.
As tarefas que podem ser realizadas em sequência ou as que podem receber um prazo estipulado são as tarefas comuns e rotineiras que trazem benefícios a curto ou longo prazo. O que pode ser deixado para depois são tarefas de menor importância.
3. Mantenha Foco na Atividade que Está Executando
Para evitar problemas com a execução de tarefas, é importante manter o foco. Posto que muitas vezes, acabamos realizando tarefas pensando em outras pendências, o que atrapalha a conclusão das atividades.
Sendo assim, é necessário esvaziar a mente para que seu foco esteja em uma atividade principal, no caso, a que você está realizando naquele momento.
Visto que manter o foco em uma atividade garante que ela seja executada de forma mais rápida e com excelência, evitando repetições ou gasto excessivo de tempo em uma mesma tarefa.
4. Aprenda a Delegar Tarefas para Outros Membros da Organização
Faz parte do perfil do Profissional de Secretariado assumir diversas responsabilidades, o que muitas vezes acaba sobrecarregando-o, prejudicando sua produtividade e a qualidade de seu trabalho.
Para evitar problemas com a execução de tarefas, é importante aprender a delegar tarefas, ou seja, confiar a cada colaborador a responsabilidade por uma tarefa específica ou da rotina básica para o funcionamento da empresa.
No entanto, delegar tarefas requer planejamento, organização e conhecimento da equipe. Além disso, é imprescindível que a Secretária confie na outra pessoa para lhe entregar certas tarefas.
Uma gestão ágil de tarefas deve permitir que os líderes, gestores e membros da alta cúpula tenham mais tempo livre para desenvolver estratégias e atividades de elevada responsabilidade.
5. Faça uso das Metodologias Ágeis para evitar problemas com a execução de tarefas
Metodologias Ágeis consistem em processos que ajudam as equipes a fornecer respostas rápidas e imprevisíveis sobre seus projetos e ações.
Visto que uma gestão ágil busca um alinhamento melhor entre a equipe, com comunicações mais claras, mantendo os esforços focados no objetivo final.
Além disso, os métodos ágeis surgiram para enfrentar os modelos tradicionais, considerados lentos e burocráticos, com o propósito de reduzir o ciclo de desenvolvimento em semanas ou meses.
Essa metodologia visa simplificar a maneira como os projetos são executados, impactando positivamente o resultado.
As metodologias ágeis se baseiam em quatro pilares:
- Comunicação, indivíduos e interações são mais importantes que processos e ferramentas.
- Praticidade, ou seja, softwares em funcionamento têm mais valor que documentação abrangente.
- Alinhamento de expectativas e colaborações, visto que a colaboração com o cliente é mais importante que a negociação de contratos.
- Adaptabilidade e flexibilidade, a capacidade de responder a mudanças é mais importante que seguir um plano.
As principais Metodologias Ágeis incluem:
- Kanban
- Scrum
- Lean
- DSDM
- FDD
- ASD
- SAF
Essas metodologias são meios de planejar e gerir projetos complexos por meio de ciclos, em menos tempo e com menos recursos, tornando os processos mais simples e ágeis, além de permitir um acompanhamento completo da equipe, já que a metodologia mantém registros visíveis sobre o andamento de todas as etapas.
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Dica extra para evitar problemas com a execução de tarefas:
Revise sua lista de tarefas para garantir que você comece a cumprir as atividades em sequência e da melhor maneira possível.
Além disso, analise também a lista de anotações feitas durante a execução das atividades principais para identificar o que está atrapalhando.
Com essas cinco dicas para evitar problemas na execução de tarefas, será mais fácil organizar seu dia. Elas farão diferença em sua rotina, permitindo uma gestão ágil e, consequentemente, um aumento na sua produtividade.
Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de ler o artigo: 5 Dicas para Evitar Problemas com a Execução de Tarefas
Veja também: Qual a formação ideal para alguém se tornar um Profissional de Secretariado Executivo?
Envolva-se!
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