O que é Secretariado?

Se você é proativo e organizado, e está em busca de uma oportunidade no mercado de trabalho, o Secretariado pode ser uma ótima opção de carreira. 

Sei que ao ouvir essa palavra que vem do latim secretarium que significa lugar retirado e conselho privado, já se imagina uma atendente ou alguém que apenas cuida da agenda de uma chefia ou estabelecimento.

Mas vamos te mostrar que essa profissão vai muito além e envolve diversas atividades que podem alcançar várias áreas de atuação. 

Vamos descobrir o que é o Secretariado e onde estão as oportunidades?

O Secretariado vai muito além de organizar tarefas ou cuidar da agenda de gestores, ou departamentos de uma empresa. 

Sendo assim, neste artigo você irá descobrir o que é o Secretariado e como é a atuação do Profissional dessa área que é de suma importância na cúpula empresarial. 

É comum relacionar o secretariado a funções de atendimento e tarefas do dia a dia, no entanto, é preciso ser um Profissional qualificado para exercer a Profissão.

Contudo, antes de falarmos quais exigências o mercado busca neste Profissional, vamos enumerar o que é secretariado. 

O que é Secretariado e como atuar?

Otimizar e organizar para alcançar resultados.

A função de uma Secretária em suma é ser responsável para que todas as ações sejam planejadas por meio de informações organizadas e traçadas anteriormente.  

É a Secretária que irá facilitar a comunicação no cotidiano executivo para que os departamentos e os processos andem em conformidade e harmonia.

E isto é fruto do trabalho deste Profissional que consegue estabelecer uma boa comunicação entre todos os setores da empresa, ajudando a desenvolver o alto desempenho da corporação.  

Habilidades essenciais para o Profissional de Secretariado: 

Para essa profissão é preciso ter dedicação e algumas habilidades que podem ajudar ao exercê-la. 

Excelente organização, já que uma secretária lida, por exemplo, com inúmeras informações e demandas durante todo o dia a dia de uma empresa.

Responsabilidade, pois é preciso entender que os planos e ações são organizados para um gestor ou negócio.

Portanto, deve-se atentar de que um planejamento errado pode comprometer todo processo. 

Boa escrita, visto que por vezes cabe a Secretária a função de realizar relatórios e memorandos.

É imprescindível que se tenha um com conhecimento sobre as regras da língua portuguesa, pois é uma profissão que se deve redigir memorandos, relatórios e comunicados

Discrição e ética, porque em alguns momentos uma Secretária pode lidar com documentos que são sigilosos.

Sendo assim, a Profissional deve utilizar a ética e não divulgar e nem permitir que esses dados sejam divulgados. 

Saber se comunicar, ou seja, aqui o que se busca não é um profissional muito falante ou que seja extremamente expansivo. Porque a depender do gestor ou empresa que a Secretária trabalha ela poderá ser muito contatada. 

Além disso, gostar de lidar com o público e ter boa comunicação são características que auxiliam a prática das atividades deste Profissional. 

Você irá se relacionar com pessoas de diversas formas e de diferentes áreas, então desenvolva sua comunicação escrita e oratória. 

Veja mais aqui.

Quais são as atribuições de um secretariado:

Como já abordamos aqui a profissão de secretariado envolve inúmeras funções, dentre elas trouxemos dois exemplos mais comuns. Confira: 

O que é Secretariado Executivo?

Neste caso o profissional trabalha diretamente para o meio executivo e empresarial. 

Ou seja, sua função é cuidar da agenda do executivo, organizar reuniões e preparar documentos que serão utilizados nos encontros, e podem ser solicitados como intérpretes em ocasiões de reuniões com pessoas que falam outra língua.

Fazer tradução de documentos em outras línguas, principalmente o inglês, é bem comum dentro do que é o Secretariado.

Sendo assim é preciso estar preparado para redigir e-mails, cartas, ofícios e contratos em outros idiomas.

Veja também o inglês para negócios

É importante salientar que o exercício da profissão foi regulamentado pela LEI No 7.377, em 30 de setembro de 1985, que define exatamente os seguintes exercícios: 

O que o Secretariado Executivo faz: 

• Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
• Planejar tanto reuniões quanto viagens, com o intuito de otimizar o tempo do gestor de uma empresa; 
• Assistência e assessoramento direto a executivos;
• Coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
• Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
• Interpretação e sintetização de textos e documentos;
• Taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;
• Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;
• Registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
• Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;
• Conhecimentos protocolares.

Técnico em Secretariado:

Por outro lado, o técnico em secretariado planeja o ambiente de trabalho e participa das reuniões.

Além disso, o Secretário também pode redigir documentos, organizar arquivos e estar no ambiente de palestras e conferências, a fim de ajudar na organização.

De fato, pode estar à frente do atendimento ao cliente e também de assessoria administrativa.

Confira o que é o Secretariado como tecnólogo: 

• Organização e manutenção dos arquivos da Secretaria;
• Classificação, registro e distribuição de correspondência;
• Recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico;
• Pode ser o Profissional encarregado de escrever a correspondência e custodiar os documentos de um escritório; 
• Estabelecer contato com os fornecedores, criando assim uma ponte entre os gestores e seus clientes;
• Este Profissional também deve estar capacitado a escrever relatórios pertinentes as demandas operacionais

Bônus: 

É possível que o Secretário preste assistência a área jurídica da empresa, além de outros setores, proporcionando fluidez nos processos administrativos para o gestor.

Dessa forma o Profissional compreende do meio jurídico a ponto de fornecer apoio administrativo e secretariando um ou mais advogados.

Podem atuar especificamente, por exemplo, com: 

• A transcrição e revisão de documentos legais;
• Agendamento de depoimentos em tribunais;
• Em audiências e reuniões;
• Arquivamento e organização de documentos importantes;

Quer saber mais? Confira aqui

Onde trabalha?

Por ser peça fundamental na organização e na estratégia de uma empresa, o Secretariado é um profissional requerido no mercado de trabalho.

Confira os exemplos de onde ele pode atuar: 

• Em escritórios assessorando executivos;
• Comércios;
• Empresas prestadoras de serviços;
• Órgãos públicos;
• ONGs;
• Ser assistente ou auxiliar administrativo de uma empresa pública; 
• Escolas;
• Na docência, em cursos profissionalizantes de curta duração;
• Cursos técnicos e graduação;
• Instituições mistas e do terceiro setor;
• Em indústrias prestadoras de serviços;

Curiosidades sobre o que é ser Secretariado:

SUA ORIGEM: Você sabia que o secretariado foi uma função indispensável na construção da nossa história?

Isto porque já por volta do ano 1.500 AC, a atividade já se destacava dos demais ofícios da época.  

É claro que naquele período não eram chamados de secretários, mas o que seria do mundo hoje se não fossem os registros dos escribas.

Sim, as funções delegadas a esses profissionais na época em que viviam podem ser facilmente relacionadas ao secretariado de hoje. 

Em suma, os escribas se destacavam em toda a Idade Antiga, relacionados ao avanço da escrita e do comércio, eram descritos, obviamente, como dominantes da escrita e capacitados para redigir ordens, lê-las e executá-las. 

É uma profissão promissora: pois a profissão de Secretária Executiva é a terceira que mais cresce no mundo, segundo a Organização das Nações Unidas (ONU).

Girl Power: visto que as secretárias foram precursoras. Pois as primeiras mulheres a ingressarem em um mercado predominantemente masculino, o ambiente corporativo, foram as profissionais do secretariado. 

Com a 1ª Guerra Mundial, conforme os homens eram chamados para lutar, o caminho se abriu ainda mais para as mulheres nesta função. No entanto, na 2ª Guerra Mundial as secretárias já começaram a dominar a profissão. 

Remuneração:

Então, vamos ao que interessa, o salário. 

De acordo com a pesquisa divulgada pelo portal especialista em informações de cargos e remuneração o “salário.com.br”, os profissionais de secretariado de acordo com sua formação e hierarquia podem obter os seguintes ganhos:

CBO	Cargo	Carga Horária	Média Salarial	Teto Salarial
252315	Secretaria Trilíngue	43	2.017,56	3.048,99
252305	Secretária(o) Executiva(o)	43	2.185,27	3.302,45
252310	Secretário Bilíngue	42	2.856,74	4.317,19
351505	Secretário (técnico de Nível Médio)	43	1.780,36	2.690,54
252320	Secretário de Escola(tecnólogo)	42	1.909,20	2.885,24

CBO: Código Brasileiro de Ocupações*

O que é ser Secretariado de fato?

Em suma, até aqui conseguimos compreender o que é o Secretariado, e entendemos também que o mercado de trabalho para o Profissional formado em Secretariado está aberto.

Desse modo, é verdade que as áreas que concentram o maior número de vagas são os grandes centros urbanos e regiões com grande concentração de indústrias. 

O que garante a sua vaga neste ramo e uma boa formação, pois empresas de diversos segmentos estão buscando profissionais capacitados que possam ocupar vagas essenciais dentro do seu time e o que falta no mercado de trabalho é a qualificação.

Por isso atualize-se e busque sempre estar à frente do que o mercado pede, neste caso seja um profissional versátil e mantenha sua qualificação no mesmo nível da vaga desejada.

Assim sendo, as empresas esperam profissionais que tenham clareza de seus papeis e que tenha plena gestão de suas habilidades.

Mas além de estar atento ao o que as organizações exigem, procure manter as competências que vão ajudar no seu crescimento dentro do ambiente de trabalho. 

Ou seja, para se destacar e conseguir as melhores oportunidades na área de Secretariado, é essencial investir em você e em conhecimento de qualidade.