Neste artigo iremos apresentara como o Profissional de Secretariado deve realizar a gestão documental de uma organização, visto que este assunto tem ganhado importância no ambiente corporativo.
O profissional de Secretariado não é só responsável pelo atendimento telefônico ou organização de um setor, pelo contrário, atualmente ele desempenha diversas funções dentro de uma instituição.
Dentre as diversas funções de uma profissional de Secretariado tem uma muito importante, que é a de gerenciar documentos.
Quer saber mais como o profissional de Secretariado deve realizar a gestão documental de uma organização?
Continue lendo este artigo!
Como é o profissional de Secretariado fazendo a gestão documental de uma organização
O Profissional de Secretariado tem um papel muito importante dentro das instituições, ele lida ao longo do dia com muitos documentos importantes, tanto da própria empresa, gestores da alta cúpula, funcionários e clientes.
Sendo assim, a gestão de documentos requer muita atenção, responsabilidade e cuidado, isso porque muitas vezes são documentos pessoais ou sigilosos.
Por isso, os documentos de uma empresa precisam estar arquivados da forma mais organizada e segura possível, respeitando a natureza de cada um deles.
Assim, fazendo a gestão correta desses documentos, o gerenciamento de informações será eficaz e facilitará o acesso aos documentos, reduzirá o tempo de busca e permitirá que a Secretária otimize seu tempo.
Ou seja, é fundamental que o profissional de Secretariado utilize as estratégias de gestão de documentos e armazenamento de dados com intuito de não ter seu trabalho prejudicado por falta de organização.
Quais são os principais tipos de documentos empresariais?
Contrato social
O Contrato Social é como se fosse uma certidão de nascimento da instituição.
Sendo assim, é um documento muito importante e contempla informações sobre os sócios, deveres e direitos, endereço de funcionamento, principais atividades, objetivo, nome da empresa, entre outras informações.
Portanto, sem o Contrato Social, a empresa não pode funcionar de forma legal, além de não poder abrir uma conta bancária ou participar de alguma licitação, é como se a empresa não existisse.
Atas em geral
Em suma, uma das funções de um profissional de Secretariado é organizar reuniões, acompanha-las e elaborar atas.
Visto que as atas também possuem uma função administrativa e consistem no documento que registra tudo o que acontece em reuniões.
Elas são importantes porque contam com a assinatura dos participantes da sessão, confirmando a veracidade dos fatos ali registrados.
Alvará de Funcionamento
O Alvará de Funcionamento é um documento municipal que regulariza o imóvel da empresa para exercer as atividades previstas no contrato social.
Logo, o prazo de validade do Alvará de Funcionamento será definido pela prefeitura e deverá sempre estar atualizado.
Licenças de funcionamento
Alguns tipos de empresa podem precisar de licenças específicas para funcionamento
Como, por exemplo, no caso de restaurantes e farmácias, que devem ter licença sanitária, e de fabricantes de cosméticos e indústrias, que devem conseguir licença ambiental.
Notas fiscais
As notas fiscais são recibos de compra e venda obrigatórios. Além disso, elas registram a entrada e saída de produtos, controlam trocas, valores e toda a movimentação de um produto, o que garante a cobrança adequada de impostos.
Registros contábeis
Os registros de contabilidade são importantes, pois também comprovam a movimentação financeira da empresa, como pagamentos e recebimentos.
Devem ser arquivados com bastante organização, pois comprovam a legalidade das operações e a gestão financeira adequada.
Recursos Humanos
Paralelamente aos tributos previdenciários, a empresa deve registrar outras informações sobre os funcionários, como pagamentos, folhas de ponto, novas contratações, desligamento de empregados, entre outras.
Como profissional de secretariado pode fazer a gestão documental de uma organização?
O profissional de secretariado faz a gestão documental de uma organização, é uma atividade frequente que exige do profissional atenção, cuidado, responsabilidade.
A Gestão Documental traz inúmeras vantagens para a empresa.
Além de otimizar a fluidez e o funcionamento da empresa, contribui para a segurança de todos os arquivos gerenciados.
Alguns passos para realizar uma boa Gestão documental:
Organização os documentos físicos
Embora, hoje muitas empresas estão digitalizando seus documentos, ainda existe os documentos físicos.
Lembrando que alguns documentos também precisam ser guardados na forma física.
Sendo assim uma dica simples é reuni-los em um local seguro. Se forem poucos documentos, pode arquivá-los em uma gaveta ou armário.
Entretanto, se há muitos documentos em papel, será preciso organizá-los em uma sala específica de arquivos.
O ideal é que a disposição seja feita com pastas ordenadas de acordo com as características dos materiais, nome, tipo, etc.
Defina um padrão organizacional
Para organizar os documentos , é preciso fazer em 3 níveis diferentes:
- Papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico;
- Relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos mais volumosos são armazenados no formato digital;
- Cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.
Após, a Secretária pode criar uma lista organizacional com os nomes de cada arquivo para segmentar. Seguindo os seguintes critérios:
- Tipo;
- Data;
- Importância;
- Projeto ou cliente;
- Validade.
Considere a temporalidade dos documentos
Uma prática comum na gestão de documentos é armazenar fisicamente os arquivos mais antigos, o que é prudente dependendo da natureza do negócio.
Uma alternativa, é armazenar na nuvem, que permite que documentações digitais sejam mantidas por um tempo maior, já que não ocupam espaço físico nem se deterioram com o tempo.
Inclua a equipe na rotina da gestão de documentos
O profissional pode ter a responsabilidade de gerir os documentos, entretanto ele pode e deve envolver os diferentes setores de um negócio na colaboração, para facilitar a gestão das informações.
Uma rotina pode ser criada, como por exemplo, um funcionário de cada setor pode recolher todos os papéis que precisam ser digitalizados e encaminhar direto ao setor ou à empresa que faz o serviço de digitalização, evitando o acúmulo e a perda de materiais importantes.
Nomeie os arquivos corretamente
Nomear os arquivos corretamente parece uma tarefa fácil, mas até em empresas de grande porte há um problema, o costume de armazenar os documentos na web, nos computadores ou em arquivo físico, sem fazer a nomeação adequada.
Por isso, não só o profissional de Secretariado, mas todos os colaboradores da empresa devem ter o hábito de nomear corretamente os arquivos, seguindo os padrões estabelecidos.
Com os arquivos nomeados de forma padronizada, é mais fácil encontrar ou organizar todas as informações. Isso otimiza o tempo nas buscas e torna o ambiente de trabalho produtivo.
Defina as regras para o acesso
O profissional de Secretariado deve padronizar o modo de transportar ou utilizar os materiais.
Definir regras é uma maneira de garantir a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir as chances das ocorrências de riscos como perdas ou danos físicos.
Visto que, uma das principais regras na gestão de documentos é usar métodos para definir quem tem ou não direito a acessar determinado tipo de informação.
Lembrando que muitas vezes o profissional de Secretariado precisa lidar com informações e documentos sigilosos.
Quais são as vantagens da gestão de documentos?
A gestão documental traz inúmeros benefícios para as empresas e facilita o trabalho. Conheça essas vantagens:
- Otimização do processo produtivo;
- Organização dos documentos;
- Mobilidade no acesso;
- Facilidade para expansão;
- Modernidade e dinamismo digital.
Ferramentas para o profissional de secretariado fazer a gestão documental de uma organização:
A gestão documental pode ser feita de algumas maneiras, veja abaixo:
- Organização e armazenamento de arquivos físicos em ambientes voltados para essa finalidade;
- Uso de plataformas eletrônicas para gestão de documentos digitais;
- Armazenamento em nuvem, em pen-drive ou HD externo;
- Serviço de gestão feito por especialistas, com protocolos e softwares adequados para tal.
A importância do profissional de secretariado faz a gestão documental de uma organização
A gestão de documentos é muito importante para que o negócio seja eficiente e produtivo.
Sendo assim, quanto mais organizada essa tarefa for, menos tempo os profissionais precisarão gastar na busca por arquivos, otimizando assim tempo e funções.
Entretanto, é importante ressaltar que apesar da organização ser parte essencial do trabalho de um profissional de Secretariado, todos da empresa ou instituição podem colaborar para uma gestão documental mais eficiente.
Esse é mais um artigo da Secretariado do Brasil, espero que tenha gostado de saber: como o profissional de secretariado deve realizar a gestão documental de uma organização.
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