Neste artigo, você vai conhecer melhor o perfil profissional de Secretariado.
A carreira de Secretariado está em alta.
É uma profissão promissora, as empresas estão em busca de profissionais que fazem a diferença dentro de uma instituição.
O profissional de Secretariado pode atuar em vários setores da economia, como indústrias, comércios, empresas prestadoras de serviços, ONGs, órgãos públicos, entre tantos outros.
Assim, existem oportunidades de emprego para esse profissional em todas as regiões do país.
Então, vamos conhecer melhor o perfil do profissional de Secretariado?
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Índice geral para você:
- As principais funções do profissional de Secretariado
- Evolução do perfil do profissional de Secretariado
- Qual é o novo perfil do profissional de Secretariado?
- Qualidades que fazem parte do perfil do profissional de Secretariado
- Organização, uma característica importantíssima para uma Secretária
- Paciência e empatia: palavras de ordem para a profissional de Secretariado
- Proatividade, qualidade de antecipar problemas
- Senso de Responsabilidade
- Inteligência emocional para tomar decisões
- Domínio da comunicação
- Pontualidade
- Conhecimento de outras línguas
- Interação com tecnologias
- Ter uma visão ampla do negócio
- Tenho o perfil de um profissional de Secretariado?
As principais funções do profissional de Secretariado
A rotina de um Secretário é bem dinâmica, pois ele desempenha diferentes funções no seu dia a dia.
A atuação do profissional de Secretariado está ligada a atender as demandas do ambiente executivo.
Sendo assim, ele pode desempenhar diversas funções, entre elas estão:
- Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional;
- Estabelecer uma rotina diária de trabalho;
- Organizar e manter atualizada a sua agenda e a do seu chefe executivo;
- Despachar com seu chefe;
- Distribuir as tarefas dos auxiliares;
- Recepcionar visitantes e manter contatos de interesse da empresa;
- Atender a telefonemas, filtrando as ligações para seu chefe;
- Redigir correspondências;
- Digitar e elaborar documentos;
- Protocolar documentos;
- Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos;
- Preparar e secretariar reuniões;
- Tomar providências relativas às viagens dos executivos da organização;
- Controlar o “caixa pequeno”;
- Atender clientes internos e externos;
- Coordenar equipes;
- Traduzir documentos;
- Participar de reuniões;
- Auxiliar na comunicação em encontros com pessoas de língua estrangeira.
Como podemos perceber, esse trabalho vai muito além de recepcionar clientes e atender telefonemas.
Ou seja, de maneira bem simplificada, a atuação do profissional de Secretariado é assessorar os executivos no desempenho de suas funções.
Evolução do perfil do profissional de Secretariado
O mundo está passando por grandes transformações, vivemos a era da informação.
De modo que as tecnologias possibilitaram diversas mudanças sociais, econômicas, políticas e comportamentais.
Consequentemente, essas transformações impactaram no cotidiano de diversas profissões, entre elas nas funções do profissional de Secretariado.
Dessa forma, o novo perfil profissional do Secretário vai muito além da função de assistente que cuida dos telefonemas, da agenda e dos compromissos.
Seguindo as mudanças do mundo globalizado, a profissão se modernizou e hoje engloba uma variedade de tarefas que exigem dos Secretários variadas competências técnicas e pessoais.
Qual é o novo perfil do profissional de Secretariado?
Se você está com dúvidas se tem ou não o perfil de um profissional de Secretariado, continue lendo este artigo para descobrir.
Antes de tudo, ser organizado e multifuncional são características essenciais do perfil do profissional de Secretariado.
Assim, para se destacar no mercado de trabalho é necessário possuir algumas Soft Skills que são as competências pessoais e Hard Skills que consistem nas competências técnicas.
Qualidades que fazem parte do perfil do profissional de Secretariado
O profissional de Secretariado atualmente ocupa uma posição de destaque dentro das instituições e diante de suas principais tarefas é necessário possuir algumas qualidades.
Na listagem abaixo você irá conhecê-las.
Organização, uma característica importantíssima para uma Secretária
A organização é uma característica imprescindível para qualquer profissional.
Mas quando se trata do ofício de um Secretário, ela tem um peso muito maior, afinal ele é o responsável pela organização da empresa, da agenda e compromissos de seus superiores.
Portanto, é muito importante que você seja uma Secretária organizada e tenha a capacidade de executar planejamentos, organizar o dia a dia dos superiores hierárquicos, agenda, eventos, reuniões, agilizar processos e melhorar o fluxo operacional dentro das empresas.
Paciência e empatia: palavras de ordem para a profissional de Secretariado
O profissional de Secretariado representa a empresa e lida com diferentes tipos de pessoas em seu dia a dia.
Sendo assim, é necessário saber lidar com as diferenças com empatia e respeito, estar sempre atento e ouvir as outras pessoas com atenção.
Além disso, o Secretário deve ter lealdade e discrição, não devendo fazer qualquer tipo de comentário desrespeitoso em público.
Dessa maneira, a Secretária educada, paciente e que está sempre disposta a colaborar para facilitar o trabalho da equipe e sabe tratar todos com gentileza é uma figura querida dentro da empresa.
Proatividade, qualidade de antecipar problemas
Proatividade consiste em antecipar eventos e problemas, ou seja, criando relacionamentos com outros membros da equipe, elaborando boas estratégias e agindo de forma correta.
Uma pessoa proativa será capaz de desenvolver grandes ações.
Nesse sentido, as grandes empresas estão em busca de profissionais proativos, pois o que ocorre no dia a dia nas empresas é a falta de iniciativa respaldada na terceirização da culpa.
Ou seja, a Secretária deve ter iniciativa própria, estar sempre atenta e ser eficiente na resolução de problemas.
Senso de Responsabilidade
O senso de responsabilidade consiste na obrigação de um indivíduo de prestar contas de suas atividades, aceitar responsabilidade por elas e revelar os resultados de forma honesta.
Logo, assumir uma postura profissional e agir sem ter medo de grandes responsabilidades são ações muito valorizadas.
De tal modo que o senso de responsabilidade é fundamental para o sucesso de uma empresa, visto que quanto mais conscientes de seu papel, de suas obrigações e do impacto de suas ações, melhores resultados e benefícios o profissional de Secretariado pode trazer para a organização.
Inteligência emocional para tomar decisões
O dia a dia do profissional de Secretariado é muito dinâmico, e ele trabalha diretamente com vários setores e desempenha diversas funções.
Sendo assim, o Secretário precisa saber lidar com a pressão e estar preparado para lidar com situações extraordinárias, tendo sabedoria e sensatez para tomar decisões.
Domínio da comunicação
Outra característica que faz parte do perfil de um Secretário ou Secretária é a habilidade comunicacional, visto que saber se comunicar bem é necessário neste ramo.
Nesse sentido, é fundamental ter domínio da comunicação oral e escrita.
Além de escrever bem, é importante também saber adequar a linguagem da comunicação ao perfil do ouvinte.
No dia a dia, é fundamental conhecer os conceitos praticados no meio corporativo, já que, dentre as funções de uma Secretária, estão redigir e-mails, preparar apresentações e, até mesmo, integrar informações de diferentes áreas de uma empresa.
Pontualidade
Ser pontual é uma característica muito valorizada, ou seja, entregar as atividades dentro do prazo previamente estabelecido e cumprir o horário de jornada de trabalho.
Assim sendo, a pontualidade influencia na produtividade das equipes, no fluxo de trabalho e no clima organizacional.
Além disso, uma das principais funções do profissional de Secretariado é organizar a agenda, compromissos, eventos e reuniões do seu superior, portanto, é primordial ser uma pessoa pontual.
Conhecimento de outras línguas
O Secretário trabalha auxiliando empresários e executivos, organiza a agenda de compromissos e elabora documentos.
Entretanto, ele também pode realizar a função de intérprete em encontros entre pessoas que não falam a mesma língua.
Então, falar mais de uma língua é muito importante e vale a pena para ter acesso a mais oportunidades profissionais, como também para se destacar e conquistar um salário melhor.
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Interação com tecnologias
Para quem trabalha como Secretária, é necessário saber trabalhar com diversas ferramentas tecnológicas, pois elas fazem parte da rotina de trabalho de um Secretário e otimizam o trabalho.
Assim, utilizando as ferramentas tecnológicas, você estará alinhando tecnologia e inovação, ganhando diversos aliados para desempenhar as suas tarefas de forma rápida e eficiente.
Desse modo, você conseguirá organizar as agendas, criar documentos, organizar pastas, fazer reuniões de forma remota, estabelecer uma rotina, compartilhar arquivos, entre tantas outras atividades de forma bem eficaz e prática.
Ter uma visão ampla do negócio
O profissional de Secretariado lida com diversos segmentos de uma empresa e trabalha diretamente com o alto escalão.
Sendo assim, é imprescindível conhecer a cultura, valores, mercado de atuação, concorrentes, departamentos e as respectivas funções da instituição.
Pois essa visão da empresa facilitará na sua rotina, uma vez que conhecendo os setores será mais fácil elaborar estratégias de organização e otimizar processos.
Tenho o perfil de um profissional de Secretariado?
Neste artigo, você pôde aprender mais sobre o perfil do profissional de Secretariado, suas principais funções e qualidades essenciais.
Diante das mudanças e das exigências do mercado de trabalho, o antigo conceito sobre Secretariado caiu por terra e atualmente, este profissional precisa atuar de maneira muito mais abrangente e estratégica.
Assim, a área de Secretariado pode ser considerada uma área que exige extrema capacidade de planejamento, organização e otimização de processos, antes de tudo.
Em suma, o mundo corporativo está muito competitivo, e as empresas, principalmente as nacionais, estão cada vez mais agressivas, modernas e focadas em resultados.
Sendo assim, a demanda por um profissional de Secretariado é muito alta atualmente, e é um ramo com muitas oportunidades.
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