Por que as empresas necessitam de uma Secretária Executiva?

Neste artigo você vai saber e entender porque as empresas necessitam de uma Secretária Executiva.

Imagine o executivo de uma multinacional perder um contrato milionário porque não lembrava o horário da reunião ou perder uma viagem importante à sede da corporação em outro país. 

Ou pior ainda, não encontrar os documentos para fechar uma negociação porque estão fora de ordem nos arquivos ou não estão redigidos corretamente. 

Embora estas sejam situações hipotéticas, esses são alguns exemplos do porquê as empresas necessitam de uma Secretária Executiva na organização de atividades no meio empresarial. 

Todos estes transtornos poderiam ser evitados com a ajuda de uma Secretaria Executiva. Pois, elas são fundamentais na gestão organizacional dentro de uma empresa, seja ela pública ou privada.

O ambiente empresarial requer muitas atividades corriqueiras, que são inerentes ao desenvolvimento dos negócios. Assim sendo, o gestor precisa de um braço direito que  ele confie e o apoie na tomada de decisão. 

A Secretária Executiva, além de ser o seu braço direito, ela poderá lidar também com os por menores e colocar tudo em ordem.

Além disso, ela será a profissional que vai cuidar, também, de serviços como agendamentos; atendimento e ligações; gerenciamento de e-mails; organização de compromissos e tantas outras coisas.

O mundo mudou, estamos vivendo em um meio globalizado, na era da tecnologia da informação, assim, acompanhando as mudanças do mercado de trabalho as funções da Secretaria Executiva também evoluíram. 

Hoje a Secretária desempenha um papel importante nas organizações, pois ela tem em suas habilidades um leque de funções corporativas, desde as mais simples até as mais complexas.

Índice Geral Para Você:

1. Por que a sua empresa necessita ter uma Secretária Executiva?
2. Principais funções de uma Secretaria Executiva
3. Por que as empresas necessitam de uma Secretária Executiva e com quais competências ela pode te ajudar?
4. Para manter-se no mercado de forma atuante o profissional de Secretariado precisa desenvolver várias competências, conheça algumas delas
5. As principais qualidades que um Profissional de Secretariado precisa ter
6. Características de um Secretário Executivo
7. As empresas necessitam de uma Secretária Executiva?
8. Organizar as atividades administrativas é uma das principais tarefas da Secretária

Por que a sua empresa necessita ter uma Secretária Executiva?

A principal função de uma Secretária Executiva é assessorar o executivo, que pode ser de uma empresa privada, uma instituição do poder público ou até mesmo uma Organização não Governamental (ONG).

A Secretária ou Secretário é uma espécie de assistente especial, desta forma ela assumi grandes responsabilidades e cuida pessoalmente da rotina de alguém importante para a organização.

Primeiramente, os requisitos básicos para ser uma Secretária se baseiam em ter uma boa comunicação organizacional, saber ouvir, tomar decisões, ter bom desempenho em computadores e conhecer os sistemas de informações. 

O profissional da área de Secretariado é fundamental para o desempenho de uma empresa, pois ele auxilia principalmente no desenvolvimento e organização da instituição, por isso as empresas necessitam de uma Secretaria Executiva.

Principais funções de uma Secretária Executiva:

1. Ajudar na organização e desenvolvimento da empresa;

2. Organizar a agenda e os compromissos dos executivos;

3. Organizar reuniões, eventos e conferências;

4. Planejar viagens;

5. Conferir documentos;

6. Organizar arquivos;

7. Atender telefone;

8. Recepcionar os clientes;

9. Atender clientes internos e externos;

10. Elaborar atas;

11. Pagar contas;

12. Fazer planilhas;

13. Elaborar apresentações;

14. Interface com outros colaboradores;

15. Elaborar documentos;

Por que as empresas necessitam de uma Secretária Executiva e com quais competências ela pode te ajudar?

O Secretário deixou de ser  um simples executor de tarefas e se tornou um funcionário para exercer funções criativas, com capacidade de opinar e decidir, pois, é um ser inteligente e com capacidades individuais significativas para a organização.

Assim sendo, cada vez mais é procurado um novo perfil do Secretário, atendendo às frequentes mudanças e tendências que ocorrem no mundo dos negócios, atuando também no contexto direcional e gerencial nas organizações nacionais e internacionais mais diversas.

Para manter-se no mercado de forma atuante o profissional de Secretariado precisa desenvolver várias competências, conheça algumas delas:

• Visão Estratégica, visto que o profissional precisa ter visão de futuro, olhar criticamente o presente e promover mudanças sem perder o foco no desempenho de curto prazo. 

• Desenvolvimento de Pessoas, ou seja, ajudar a desenvolver as capacidades dos funcionários que atuam direta ou indiretamente em sua equipe para melhorar o desempenho da organização. 

• Comprometimento, nesse sentido, o profissional precisa assumir e compartilhar responsabilidades amplas, envolver-se pessoalmente e garantir o envolvimento de todos para atingir o resultado final. 

• Resultados, ou seja, o Secretário planeja e encoraja o trabalho com objetivos claros, prioriza ações, arquiteta soluções eficazes com foco no cliente e desenvolve parcerias que geram resultados. 

• Trabalho em Equipe, uma vez que o Profissional de Secretariado desenvolve relações dentro e fora da empresa, lida com pessoas e ideias diferentes, promove o trabalho em equipe conquistando respeito e credibilidade pela forma como atua. 

• Influência, é importante ter a capacidade de convencer os outros utilizando diferentes estratégias de argumentação e de desenvolvimento. 

• Autoconhecimento, em outras palavras, o profissional precisa ter consciência do seu comportamento, solicita feedback e guia pensamentos e ações equilibrando razão e emoção. 

• Aprende e Ensina, melhor dizendo, o Secretário aprende com autonomia, documenta, aplica e compartilha o conhecimento promovendo aprendizagem de outros profissionais pela troca. 

• Inovação, ou seja, trabalhar na implantação da inovação e estimular os outros a inovarem. 

• Decisão, portanto, tomar decisões respeitando os valores da empresa, usando a instituição, dados disponíveis e ideias de pessoas diferentes para fazer diagnósticos, avaliar riscos e criar instrumentos para monitorar resultados. 

• Visão de Negócios, é imprescindível conhecer profundamente o ambiente de negócios e aplicar este conhecimento para alavancar resultados atuais e futuros de empresas. 

As principais qualidades que o Profissional de Secretariado precisa ter:

Além de conhecimentos técnicos o Profissional de Secretariado  utiliza-se de ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.

Sendo que cada uma delas é de grande importância para o seu trabalho.

O Profissional de Secretariado deve possuir algumas qualidades básicas para que tenha um excelente desempenho.

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Características de um Secretário Executivo:

1. Polivalência, facilidade e dinamismo para atuar em várias frentes ao mesmo tempo; 

2. Discrição, pois as atividades secretariais envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa, que, portanto, não devem, em hipótese alguma serem divulgados; 

3. Bom senso, que é um artifício fundamental para o exercício da profissão; 

4. Objetividade,ou seja, otimizar a rotina das pessoas envolvidas com a empresa e solucionar possíveis problemas. Objetividade, exatidão e prática facilitam esse processo; 

5. Criatividade, a Secretária lida com as mais diversas situações e precisa resolvê-las com muita flexibilidade, destreza e rapidez; 

6. Lealdade, portanto, ser leal e respeitar a empresa em que se trabalha;

7. Respeito é fundamental à estrutura da organização, a seus valores, suas características e, principalmente à diversidade humana; 

8. Iniciativa, observando a importância de criar novas possibilidades em vez de simplesmente executar; 

9. Paciência e Tolerância são elementos essenciais para o Profissional de Secretariado. 

10. Gostar, sinceramente de pessoas, a Secretária deve respeitar e se relacionar harmoniosamente com todos, independentemente da posição hierárquica que ocupam; 

11. Profissionalismo, ser imparcial em suas ações, buscando sempre o melhor para a empresa; 

12. Pontualidade, pois é imprescindível planejar, organizar e controlar o tempo de sua área de atuação e o seu próprio tempo nas atividades;

13. Discernimento na apresentação pessoal deve ser característica da secretária, pois ela é a imagem de sua área de atuação;

14. Cultura é saber o que se passa no mundo. Ter bagagem cultural e intelectual são fatores de relevante importância para uma profissional que se relaciona com pessoas dos mais diferentes níveis hierárquicos, sociais e econômicos; 

15. Visão holística é fundamental, pois deve-se conhecer todos os aspectos da empresa em que atua; 

As empresas necessitam de uma Secretária Executiva?

Diante da competitividade no mercado de trabalho, executivos de grandes empresas buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, por isso necessitam de profissionais competentes. 

Nesse contexto, a Secretária Executiva está cada vez mais conquistando seu espaço. Passando confiança a seus superiores e exercendo com grande competência suas funções no trabalho.

Com o crescimento dessa profissão dentro das organizações, o Secretário vem aprimorando seus conhecimentos e qualificações para assim permanecer no mercado de trabalho, 

Embora o  Profissional de Secretariado possa exercer diversas funções, ele vem ganhando destaque no cargo de Secretário Executivo. 

Daí a importância do Secretário  ter uma visão global de toda a organização e conhecer profundamente seu trabalho, tendo atitude na tomada de decisão, administrando seu tempo e do executivo.

Organizar as atividades administrativas é uma das principais tarefas da Secretária

A Secretária é a responsável por organizar a agenda do executivo, por lembrar as atividades que serão desempenhadas pelo chefe ao longo do dia e por fazer com que o chefe seja lembrado das suas obrigações na empresa. 

O trabalho de uma  Secretária Executiva faz com que o tempo seja otimizado, que os compromissos sejam feitos. Que a empresa seja respeitada por cumpri-los e que todos os relacionados com a empresa sejam atendidos da melhor maneira possível.

As principais qualidades de uma boa secretária são a atenção ao público, ser flexível, boa dicção, habilidade na condução de equipe, fácil aprendizagem e criatividade. 

Além da determinação, personalidade, dinamismo, pró-atividade, facilidade de comunicação, bom relacionamento e sólida visão da área administrativa.

Sendo assim, as empresas necessitam de uma  Secretária Executiva, pois ela é uma importante colaboradora para uma organização.  

Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de saber porque as empresas necessitam de uma Secretária Executiva.

Veja também: Secretariado: funções, atribuições e perfil profissional e salários (clique no título e vá ao artigo)